Tussen aanbesteding en aftrap

ARTIKEL

René Kamstra, Fieldmanager of the Year 2025, maandag 17 augustus 2026

144 sec

Toen ik begon in dit vak, dacht ik dat een goede grasmat vooral draaide om kennis van bodem, gras en machines. Inmiddels weet ik dat het minstens zo vaak over iets heel anders gaat: plannen, begrotingen, aanbestedingen, bestuurlijke besluitvorming en verwachtingen. Als fieldmanager ben je niet alleen beheerder van sportvelden, maar ook de schakel tussen gebruikers, aannemers, bestuurders en de natuur. En juist die laatste houdt zich zelden aan een planning.


Deze zomer werd dat opnieuw duidelijk. We hadden een mooi renovatieproject voorbereid. Een oefenhoek en een hoofdveld zouden worden gerenoveerd in combinatie met de aanleg van een nieuwe groene Park Positive-parkeerplaats. Alles was zorgvuldig voorbereid. De planning lag klaar, de aanbesteding kon de deur uit en het doel was helder: een kwalitatief goed sportveld opleveren vóór de start van het nieuwe seizoen. Maar zoals zo vaak liep het anders. Tijdens de aanbesteding veranderde de wereld om ons heen. De onrust in het Midden-Oosten zorgde ervoor dat de prijzen van materialen fors stegen. Toen de inschrijvingen werden geopend, bleek al snel dat het geraamde budget niet langer toereikend was.

Het groeiseizoen wacht niet op een raadsvergadering. Gras trekt zich niets aan van bestuurlijke procedures

Dan begint het echte puzzelen. Je kunt de aanbesteding intrekken. Je kunt het plan aanpassen en inleveren op de materialen, duurzaamheid of kwaliteit. Je kunt de club teleurstellen en hopen dat de prijzen volgend jaar gunstiger zijn. Maar niemand kan die garantie geven. Sterker nog, de kans bestaat dat het project alleen maar duurder wordt. Voor ons voelde uitstellen daarom niet als de juiste keuze. We vroegen het college en de gemeenteraad om aanvullend krediet beschikbaar te stellen. En daar zit meteen de uitdaging van ons vak. Het groeiseizoen wacht niet op een raadsvergadering. Gras trekt zich niets aan van bestuurlijke procedures. Terwijl wij weten dat iedere week vertraging gevolgen heeft voor de planning, moet een gemeenteraad zorgvuldig afwegen waar gemeenschapsgeld aan wordt besteed. Dat is ook hun verantwoordelijkheid. Frustratie helpt dan niet; elkaar begrijpen wel.

Gelukkig hadden we een aannemer die daarin meedacht. Samen besloten we de uitkomst van de besluitvorming af te wachten. Dat vraagt vertrouwen. Vertrouwen dat de opdrachtgever alles doet om duidelijkheid te krijgen, maar ook vertrouwen van de aannemer dat het project daadwerkelijk doorgaat. Die flexibiliteit is goud waard en wordt wat mij betreft nog weleens onderschat. Na een positief besluit stelde de gemeenteraad het extra krediet beschikbaar. Daardoor kon het project gelukkig alsnog doorgaan. Toch had de vertraging gevolgen. Het veld kon pas eind juli worden ingezaaid. Iedereen die in ons vak werkt, weet wat dat betekent. Je kunt beschikken over de beste machines, het beste graszaad, de meest ideale omstandigheden en de meest ervaren vakmensen, maar je kunt een grasplant niet vertellen dat de competitie over een paar weken begint.

Ook wanneer je geen goed nieuws hebt, is open communicatie met de vereniging essentieel

Gelukkig vonden we samen met de vereniging en de omliggende clubs een oplossing. Trainingen werden verplaatst, eerste wedstrijden anders ingepland en iedereen dacht mee. Niet ideaal, maar wel een mooi voorbeeld van hoe samenwerking uiteindelijk belangrijker is dan vasthouden aan je eigen planning. Die samenwerking begint eigenlijk al veel eerder. Ook wanneer je geen goed nieuws hebt, is open communicatie met de vereniging essentieel. Niemand vindt het prettig om te moeten vertellen dat een project vertraging oploopt of dat extra geld nodig is. Toch merk ik dat begrip vaak ontstaat wanneer je mensen vanaf het begin meeneemt in de situatie. Door eerlijk uit te leggen wat er speelt en waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, creëer je draagvlak. Ook dat hoort bij ons vak.

Uiteindelijk is een goede grasmat nooit het werk van één persoon. Het is altijd een teamprestatie

Misschien is dat wel de belangrijkste les van dit project. We kunnen alles tot in detail voorbereiden, maar we schrijven het script nooit alleen. De raad, de aannemer, de vereniging en onze eigen collega's vormen samen het team. En uiteindelijk is het de natuur die bepaalt of alle inspanningen ook daadwerkelijk zichtbaar worden op het veld. Tussen aanbesteding en aftrap zit veel meer dan een handtekening onder een contract. Er zit vertrouwen tussen. Vakmanschap. Geduld. Flexibiliteit. En vooral de bereidheid om samen naar oplossingen te zoeken wanneer de planning anders loopt dan gehoopt. Want uiteindelijk is een goede grasmat nooit het werk van één persoon. Het is altijd een teamprestatie.

LOGIN   met je e-mailadres om te reageren.

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

tip de redactie